Functieomschrijving

Administratief coördinator secretariaat en balie – International Relations Office

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad. De universiteit telt 4 campussen. Het International Office bevindt zich op de Brussels Humanities, Sciences and Engineering Campus.

Functie

De coördinator stuurt dagelijks de balie- en secretariaatsmedewerkers aan, zodat de dienstverlening op een vlotte en correcte manier verloopt en beheert zelf een takenpakket als lid van het team.

  • opstellen van de werkverdeling en personeelsplanning;
  • medewerkers coachen, aansturen en motiveren. Opmaken van duidelijke afspraken met de medewerkers, hun opleidingsbehoeften detecteren en functionerings- en evaluatiegesprekken voeren;
  • beleids- en operationele beslissingen toelichten aan de secretariaats- en baliemedewerkers en de implementatie ervan begeleiden;
  • kennis van de taken van secretariaat en balie geactualiseerd houden door zelf regelmatig de kerntaken over te nemen, zodat u ook de medewerkers kan bijstaan tijdens drukke periodes of vervangen bij ziekte of verlof;
  • voorstellen doen ter optimalisatie van de dienstverlening;
  • kwaliteitsbewaking van de dienstverlening;
  • administratief ondersteunen van de stafmedewerkers;
  • rapporteren aan het Afdelingshoofd

Tot de kerntaken van het secretariaat behoren: agendabeheer, bestellingen & betalingen, stockbeheer, verzendingen, kopiëren, plannen en logistiek voorbereiden van vergaderingen, logistiek ondersteunen van evenementen georganiseerd door het International office, contacten met interne en externe helpdesks, administratief ondersteunen van de Vicerector Internationale Relaties en de stafmedewerkers.

Tot de kerntaken van de balie behoren: eerste aanspreekpunt voor toekomstige en huidige buitenlandse studenten (verzekeringen, verblijfsvergunningen, visa-aangelegenheden, gezinshereniging, belastingsformulieren, afspraken gemeente, werkvergunningen, huisvesting, internationale studiebeurzen, ...) en VUB-studenten die een deel van hun studie in het buitenland wensen te doen.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en /of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid (professionele) bachelor of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt zeer goede verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels
  • Jouw vaardigheden in het gebruik van courante pc-toepassingen zijn excellent.
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken. Je kan conflicten binnen het eigen team bemiddelen.
  • Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen
  • Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip
  • Je handelt vanuit een interculturele gevoeligheid en vanuit een kennis van interculturele communicatie
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van internationalisering om zo het VUB-project mee te realiseren
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen en uitvoeren van taken
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of wanneer je tegenslag ondervindt.

Aanbod

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie, in een professioneel en ambitieus team waar men op een informele manier met elkaar omgaat en waar je inzet gewaardeerd wordt.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extra legale voordelen:

  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan vóór 31/08/2017 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

Voor meer informatie over de selectieprocedure, contacteer dhr. Bruno Verwee op 02/629.10.72.

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op basis van CV, een korte schriftelijke proef en een interview. De proeven vinden respectievelijk plaats op 7 en 11 september.

Kenmerken

  • Personeelsformatie: patrimonium
  • Aard: contract van onbepaalde duur
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: Administratief coördinator secretariaat en balie voor het International Relations Office
  • Hoofdeenheid: Diensten van de Rector, International Relations Office
  • Gradengroep: 5 - 6
  • Wijze van begeven: werving
  • Startdatum: onmiddellijk

  • Online op:do 3 augustus 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel BRUNO VERWEE
op het nummer: 02 629 10 72
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]