Functieomschrijving

Secretariaatsmedewerker TechTransfer

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

VUB TechTransfer faciliteert de samenwerking tussen de universiteit, de industrie en de samenleving.

In je functie van secretariaatsmedewerker heb je een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering en ondersteuning van de talrijke verrichtingen binnen de dienst. Je zorgt ervoor dat de individuele dossiers correct behandeld worden en dit met oog voor timing en klantvriendelijkheid.

Dit is een greep uit je taken:

  • beheer van de administratie verbonden aan de werking van de dienst TechTransfer : onthaal bezoekers, zelfstandig opstellen en verzenden van brieven en uitnodigingen, bestellen en opvolging catering en huur van lokalen
  • Onthaal en logistieke ondersteuning bij evenementen en vergaderingen
  • Versturen van lab notebooks en bijhouden van stock en klassement.
  • Instaan voor het behandelen van de briefwisseling, postpaketten, inkomende mails, telefoonverkeer en klassement
  • Behandelen binnengekomen facturen en onkosten
  • Ondersteunen in de jaarlijkse inventaris van de vzw-dossiers
  • Opvolging van de verzekeringen en inventarisatie electronicamateriaal.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: uitvoerende en technische deskundigheid: je hebt een diploma hoger secundair onderwijs bij voorkeur in secretariaatswerk of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden in het Nederlands en het
  • Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access)
  • Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen;
  • Bij het uitvoeren van jouw taken ga je steeds proactief te werk;
  • Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet tewerk;
  • Je staat erom bekend een vlotte en dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken en je bent ‘open minded’ en jong van geest;
  • Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken;
  • Je kan goed individueel functioneren;
  • Je werkt zeer correct en zorgvuldig met oog voor detail en je neemt graag initiatief;
  • Je handelt vanuit de codes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening

Aanbod

Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Aard: contract van onbepaalde duur

Omvang: voltijds

Benaming functie: Secretariaatsmedewerker

Hoofdeenheid: techtransfer

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: werving

Aantal plaatsen: 1

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met belangrijke verantwoordelijkheden en heel veel variatie, in een professioneel en ambitieus team.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • een uitzonderlijke verlofregeling
  • kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 24/08/2017 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

Voor meer informatie over de selectieprocedure kunt u steeds contact opnemen met het HR-team via 02/629.20.03.

De selectieproeven worden georganiseerd in de eerste helft van september 2017.

  • Online op:di 8 augustus 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel BRUNO VERWEE
op het nummer: 02 629 10 72
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]