Functieomschrijving

Medewerker studentenzaken – deskundige roostering

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

Je bent in eerste instantie verantwoordelijk voor het opmaken van lessen- en examenroosters maar kan ook ingezet worden voor andere taken m.b.t. studentenadministratie. Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de facultaire coördinator onderwijs- en studentenbeleid en de secretariaatscoördinator.

Een greep uit je takenpakket:

  • Het opmaken van uurroosters en examenroosters: opmaak en onderhoud van de roosters, reservatie lokalen, opvolging e-mails, berichten en telefonische en mondelinge vragen m.b.t. les- en examenroosters;
  • Aanleveren van gegevens en opstellen van rapportages voor belanghebbenden;
  • Uitvoeren en ondersteunen bij diverse taken in de faculteitsadministratie;
  • Bijwonen van vergaderingen en commissies die betrekking hebben op de functie, en hierover terugkoppelen.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt een basiskennis van de decretale bepalingen over de Vlaamse universiteiten;
  • Je bent vertrouwd met de academische wereld, en hebt een goed inzicht in de werking van een universiteit, in het bijzonder de voor de student relevante regelgevingen;
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access). Kennis van de door de VUB gebruikte software zoals S-plus (lokalenbeheer) en Campus Lifecycle (CALI) is een pluspunt;
  • Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels en hebt noties van het Frans.
  • Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Ervaring met het opmaken van planningen is een troef.
  • Je bent nauwgezet en zorgvuldig op administratief vlak en je kan discreet omgaan met confidentiële gegevens;
  • Je bent stressbestendig, je neemt graag initiatief en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te functioneren;
  • Je bent een problem solver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
  • Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

Aanbod

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie, in een professioneel en ambitieus team waar men op een informele manier met elkaar omgaat en waar je inzet gewaardeerd wordt.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder ‘Word onze collega’ – ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd in deze functie?

Laad dan uiterlijk 01/10/2017 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland in de week van 09/10/2017.

Het finaal gesprek met de selectiecommissie is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op 16/10/2017.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.05.

Kenmerken

Personeelsformatie: Werkingsuitkeringen

Aard: Contract van onbepaalde duur

Omvang: Voltijds

Benaming functie: Deskundige roostering

Hoofdeenheid: Faculteit ES

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: Werving

Aantal te begeven plaatsen: 1

  • Online op:di 5 september 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel LIEN CREUWELS
op het nummer: 02/629.20.05
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]