Functieomschrijving

Deskundige Inschrijvingen & Admissions – Onderwijs- en Studentenadministratie (OWSA)

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

In de Onderwijs- en Studentenadministratie van de VUB (OWSA) beheert de dienst Studenten Administratie de volledige administratieve loopbaan van studenten; vanaf hun toelatingsaanvraag tot het moment dat ze de universiteit (al dan niet na diplomering) verlaten.

De cel Inschrijvingen & Admissions organiseert en coördineert het groeiend aantal inschrijvingen (+5% voor academiejaar 2017-2018) van (zowel internationale als Belgische) kandidaat-studenten die aan de toelatingsvereisten voldoen/toelaatbaar zijn. Daarbij werkt ze nauw samen met de cel Student Financials die de financiële loopbaan van de student beheert en het team dat voor alle documenten zoals attesten en diploma’s instaat.

De administratief medewerker Inschrijvingen treedt na een inwerkperiode op als expert binnen de cel Inschrijvingen & Admissions onder leiding van het afdelingshoofd Onderwijs- en Studentenadministratie. Je staat mee in voor de organisatie en uitvoering van het inschrijvingsproces op zowel administratief als logistiek vlak in al zijn facetten.

Dit zijn een aantal van de belangrijkste taken:

  • Met de rest van het team instaan voor het hele ‘VUB-admissions’proces: opvolgen en verwerken van aanvragen van buitenlandse kandidaat-studenten (aanvragen controleren, fraudeonderzoek van documenten, correcte communicaties tussen de kandidaat-student en de VUB en zijn verschillende diensten voeren, ….)
  • Adequaat registreren, inschrijven en uitschrijven van (internationale en nationale) studenten, gaststudenten, beurspromovendi en toehoorders volgens de administratieve procedures en richtlijnen
  • Verzamelen, controleren, corrigeren, invoeren en opslaan van gegevens in de administratieve systemen
  • Assisteren bij de coördinatie van de inschrijvingsperioden: samen met je collega’s zorg je ervoor dat de kandidaat-student snel, makkelijk en klantvriendelijk wordt ingeschreven.
  • Meewerken aan de jaarlijkse opmaak/updating van de draaiboeken (inschrijvingen, jobstudenten, herinschrijvingen) en werkprocessen
  • Instaan voor analyse, bewaking en evaluatie van het volledige proces, het verfijnen en aanvullen van de werkinstructies van de jouw toegewezen processen alsook voorstellen tot verbetering formuleren (op het vlak van verhoging kwaliteit, transparantie, …)
  • Je hebt veelvuldig contacten met (kandidaat)studenten via mail, telefoon en ook beperkt (in een beurtrol) aan de balie van de studentenadministratie alsook met de andere diensten van de VUB die stakeholder zijn in deze processen
  • Op vraag van het afdelingshoofd en in overleg met het team kan je expertise en input ook gevraagd worden voor adhoc projecten binnen OWSA en/of vertegenwoordig je de dienst in overlegmomenten binnen en buiten de VUB

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt een zeer goede kennis van de Microsoft Office365 toepassingen; je kan Outlook en Word op een krachtige wijze gebruiken (mail-merge, stijlen, formulieren,…) Je kan werken met MS Excel (pivot tables, grafieken, …) en je begrijpt hoe een databank werkt;
  • Je hebt sterke schriftelijke en mondelinge communicatie skills, vooral in het Nederlands en het Engels; extra talen is een troef die we zeker willen weten;
  • Je hebt ervaring in een complexe administratieve administratie;
  • Zelf internationale ervaring opgedaan hebben (vb Erasmus, job in het buitenland, …) is een troef;
  • Je hebt voeling met IT en informatisering;
  • Je denkt en werkt logisch en gestructureerd;
  • Je bent empathisch en draagt klantgerichtheid hoog in het vaandel;
  • Je beschikt over goede organisatievaardigheden; Je bent het gewoon in stresssituaties te werken: deadlines en grote hoeveelheden dossiers schrikken jou niet af;
  • Je bent in staat om op flexibele wijze prioriteiten af te wegen en schat de ruimere consequenties van je eigen acties correct in;
  • Je bent communicatief ingesteld en je werkt graag in team;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald om het succes van de Studentenadministratie mee uit te bouwen
  • Je laat je niet afschrikken door bovenstaande lange lijst met items (we weten ook dat je geen superman/-vrouw bent) maar voor ons is belangrijk dat je je eigen talenten goed kan inschatten en ervan overtuigd bent dat de VUB die kan gebruiken in het kader van deze functie.

Aanbod

Kenmerken:

  • Personeelsformatie: werkingsuitkeringen
  • Aard: contract van onbepaalde duur
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: Deskundige Inschrijvingen & Admissions
  • Hoofdeenheid: Departement Onderwijs- en studentenbeleid (OWSB)
  • Gradengroep: 4-5-6
  • Wijze van begeven: Werving
  • Aantal te begeven plaatsen: 1

Aanbod:

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie, in een professioneel en ambitieus team waar men op een informele manier met elkaar omgaat en waar je inzet gewaardeerd wordt.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling en mogelijkheden tot thuiswerk
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 26/11/2017 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland in de week van 5/12/2017.

Het finaal gesprek is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland in de week van 11/12/2017.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.05.

  • Online op:do 9 november 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel LIEN CREUWELS
op het nummer: 02/629.20.05
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]