Functieomschrijving

Projects & Events Assistant - IES

Bedrijfsdetails

Het Institute for European Studies (IES) aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB) is op zoek naar een voltijdse Projects & Events Assistant. Het IES is een autonoom interdisciplinair Instituut binnen de VUB en doet aan onderzoek, onderwijs en opleiding en organiseert heel wat academische diensten. Momenteel telt het IES 80 medewerkers (40 voltijdse equivalenten). De voertaal binnen het Instituut

Functie

Als Projects & Events Assistant ben je verantwoordelijk voor de opstart, voorbereiding en administratieve opvolging van extern gefinancierde projecten. Het gaat hierbij zowel over Europese projecten (H2020, Jean Monnet, enz.) als onderzoeksprojecten via nationale of gewestelijke aanbestedingen (FWO, INNOVIRIS, BELSPO, …).

Je draagt bovendien bij tot de organisatie van projectgerelateerde evenementen, bijvoorbeeld in het kader van de KF-VUB Korea Chair of de EUROSIM-simulaties.

Je maakt deel uit van een team met nog twee andere Project Officers, die eveneens de administratieve opvolging doen van een aantal projecten bij het IES. Bovendien sta je in samenwerking met de Events Officer ook in voor de logistieke voorbereiding van verschillende andere IES-evenementen.

Als Project & Events Assistant werk je ook samen met verschillende leden van het IES Secretariaat (Executive Director / Assistant Executive Director, Academic Director, Finance Officer, Events Officer …) en met andere afdelingen van de VUB (R&D, ELO, FIN, faculteiten ES en RC, …).

Takenpakket

  • Ondersteuning bij de administratieve voorbereiding en opvolging van projectvoorstellen die worden voorbereid door de academici van het IES; voorbereiding van het rapportagedocument voor de financieringspartner (bijv. rapportage aan de Europese Commissie, het FWO, enz.); up-to-date helpen houden van het overzicht van alle IES-projecten (in de FileMaker-database, op de IES-website, in projectmappen, enz.), anticiperen op projectrapportage, contractverlengingen of –beëindigingen;
  • Verzamelen en voorbereiden van gegevens en statistieken voor het jaarverslag van het IES, de programma-audits of het strategisch plan;
  • Ondersteuning in de organisatie van taken / evenementen die uit de projecten voortvloeien (bijv. organisatie van projectmanagementmeetings, projectworkshops, enz.);
  • Assisteren bij het beheren van budgetten en van de staffing van projecten;
  • Beheren van timesheets in het kader van de projecten;
  • Overige projectgerelateerde taken gedefinieerd door het IES-management.

Profiel

Essentiële vaardigheden / kennis

  • Een diploma hogere studies (Bachelorniveau) in projectmanagement, secretariaatsmanagement, of overige sociale wetenschappen op hetzelfde niveau met praktijkervaring in projectmanagement;
  • Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels
  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, bent nauwgezet, professioneel en je kunt zowel zelfstandig werken als in teamverband;
  • Je beschikt over zeer goede communicatie- en organisatorische vaardigheden;
  • Je kunt goed overweg met IT;
  • Je hebt kennis van en/of ervaring met de academische wereld.

Gewenste vaardigheden / kennis

  • Je hebt de nodige assertiviteit en bent sociaal in omgang;
  • Werkervaring op het vlak van projectmanagement;
  • Kennis van de Europese aanbestedingsprocedures voor projecten (H2020, EACEA, enz.) is een troef;
  • Kennis van het Nederlands
  • Het IES werkt met MS Office365 en Filemaker – kennis van deze programma’s is gewenst.

Aanbod

  • Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur, met zo snel mogelijke startdatum
  • Een flexibele en moderne werkomgeving
  • Je maakt deel uit van een jong en dynamisch team in een academische setting
  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groep- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Geïnteresseerd? Laad uiterlijk 15/12/2017 jouw CV, motivatiebrief, diploma en 2 aanbevelingsbrieven op via de VUB-website. www.vub.ac.be bij de rubriek “word onze collega”

Voor meer informatie over de functie-inhoud kun je steeds contact opnemen met Anthony ANTOINE, Executive Director, Institute for European Studies, Pleinlaan 2, 1050 Brussel. E-mail: execdir@ies.be

Kenmerken

  • Personeelsformatie: patrimonium (eigen middelen IES)
  • Aard: contract van onbepaalde duur
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: project en events assistant
  • Hoofdeenheid: IES
  • Gradengroep: 4-5-6
  • Wijze van begeven: werving

  • Online op:do 16 november 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel SIBYLLE KEYMEULEN
op het nummer: 02 629 2003
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]