Functieomschrijving

Vacature Administratief medewerker – DSCH

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt om en bij 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over vier groene campussen in het Brussels Gewest en Vlaanderen: Etterbeek, Anderlecht, Jette en Gooik.

Functie

De Vakgroep Chemie (DSCH) aan de Vrije Universiteit Brussel is een dynamisch onderzoeksteam met internationale uitstraling in verschillende disciplines, waaronder fundamentele en toegepaste kwantumchemie, organische en peptidechemie, en analytische, milieu- en geochemie. De groep bestaat uit 7 voltijdse professoren, 3 deeltijdse professoren en een 60-tal onderzoekers (pre- en postdoctoraal). In het kader van het lopende, ambitieuze groeiplan van de Vakgroep Chemie op onderwijs- en onderzoeksniveau en met het oog op de nieuwe Engelstalige masteropleiding, zoekt de vakgroep een Administratief medewerker voor het steunen van onze onderwijs- en onderzoeksactiviteiten.

De activiteiten die uitgevoerd moeten worden behoren tot de interne werking van de vakgroep. Hiertoe behoren de planning, het beheer, de voorbereiding, de uitvoering en opvolging van diverse administratieve en logistieke taken. De administratief medewerker kan onafhankelijk werken en gebruikt de toegewezen bevoegdheden om administratieve en beheer-gerelateerde problemen te helpen lossen. De administratief medewerker is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheersbeslissingen, de uitvoering van de vereiste beheers- en technische methodes en systemen (bovenvermelde taken maken 50% uit van de opdracht).

In het kader van het groeiend aantal buitenlandse studenten in de Engelstalige Masteropleiding zal de administratief medewerker tevens fungeren als centraal administratief aanspreekpunt voor zowel studenten als het onderwijsteam. Daarnaast wordt verwacht dat de administratief medewerker een actieve en coördinerende rol opneemt voor het wegwijs maken van nieuwe buitenlandse studenten (bovenbeschreven takenpakket in de Engelstalige Master omvat 50% van de opdracht).

Dit is een greep uit je algemene taken:

  • Planning, organisatie, en coördinatie van administratieve taken ter ondersteuning van onderzoek en onderwijs.
  • Steunen, adviseren en assisteren van de diensthoofden en voorzitters op beheersniveau (bv. praktische organisatie rond de agenda en verslagen van vakgroepsraden, opleidingsraden, etc.)
  • Financiële administratie van projecten (bv. beheer van bestellingen, aankopen) en opvolging van personeelsaangelegenheden
  • Aanspreekpunt voor buitenlandse studenten en vorsers (opvang, advies en oriëntatie)
  • Opstellen van richtlijnen en procedures voor toegang tot elektronische leerplatformen (VUB/UGent)
  • Samenstelling en bundeling van dossiers voor screening van internationale studenten, organisatie interviews, etc.
  • Voorzien van administratieve hulp voor startende studenten en opzetten van een tutorsysteem (incl. programma-specifieke startgids) voor nieuwe buitenlandse Masterstudenten Chemie.
  • Coördinatie van de PR-activiteiten van de vakgroep en up-to-date houden van de website en databases van wetenschappelijke publicaties.
  • Administratieve ondersteuning bieden bij de organisatie van congressen, lezingen en workshops.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: uitvoerende en technische deskundigheid: je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
  • Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access), en hebt ervaring met sociale netwerk systemen, website ervaring is een troef;
  • Je bent sterk in administratieve en financiële verwerking, je bent goed georganiseerd met duidelijke administratieve vaardigheden. Vertrouwd zijn met de academische omgeving is zeker een meerwaarde;
  • Je kan vlot overweg met computers en je bent in staat om je op korte termijn nieuwe softwarepakketten eigen te maken.
  • Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen.
  • Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer te werk.
  • Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s, van studenten en onderzoekers en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde.
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded’ en jong van geest.
  • Je kan ook goed individueel en zelfstandig functioneren.
  • Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

Aanbod

Kenmerken

  • Personeelsformatie: werkingsuitkeringen (50%) + eigen middelen (50%)
  • Aard: Contract van onbepaalde duur
  • Omvang: Voltijds
  • Benaming functie: administratief medewerker
  • Hoofdeenheid: vakgroep Chemie, Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen
  • Gradengroep: 3-4
  • Wijze van begeven: werving

Aanbod:

Een nieuwe functie aan de Vrije Universiteit Brussel, in een sterk en ambitieus team, met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap. De salarisvork voor deze functie voorziet in een bruto maandloon aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • een uitzonderlijke verlofregeling
  • kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’ – Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 17/12/2017 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De selectieproeven gaan tussen 09/01/2018 en 16/01/2018.

Voor meer informatie over de selectieprocedure kunt u contact opnemen met mevr. Natasja Amys, HR Development Officer, op 02/629.20.01.

Voor meer informatie over de functie-inhoud kan u contact opnemen met Prof. Frank De Proft, 02/629.33.10 of fdeprof@vub.be.

  • Online op:ma 20 november 2017
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]