Functieomschrijving

Medewerker administratieve processen en systemen – faculteit IR

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Kenmerken:

Personeelsformatie: 50 % werkingsuitkeringen + 50 % externe financiering

Aard: Contract van onbepaalde duur

Omvang: Voltijds

Benaming functie: Medewerker administratieve processen en systemen

Hoofdeenheid: Faculteit Ingenieurswetenschappen

Gradengroep: 7-8

Wijze van begeven: Werving

Aantal te begeven plaatsen: 1

Functie

De vakgroep Chemische Ingenieurstechniek telt 45 medewerkers en heeft een jaaromzet van 2.5 M EUR, die gebaseerd is op een zeer diverse, en voortdurend veranderende inkomstenstroom (projecten en programma’s intra-VUB, projecten en programma’s Vlaamse en EU overheid, bilaterale contracten met bedrijven). De interne en externe communicatie gebeurt hoofdzakelijk in het Engels.

We zijn op zoek naar een ‘stafmedewerker projectbeheer’ met volgend takenpakket:

  • Ontwikkeling, beheer en evaluatie HR processen van de vakgroep Chemische Ingenieurstechniek: verificatie budgetten, opmaak en publicatie vacatures, organisatie sollicitatiegesprekken, opvolging procedure aanwerving, ontvangstbeleid (m.i.v. gezondheids- en veiligheidsinstructies), beheer en uitbouw HR database, interactie met interne VUB-diensten, uitwerken en opvolgen aanwervings- en huisvestingsprocedures internationale medewerkers.
  • Ontwikkelen, testen, beheren en evalueren van procedures van zowel intern data-management als voor communicatie met externe databases voor wetenschappelijke output, financiële data en HR-gegevens
  • Verantwoordelijke vakgroep-organisatie: pro-actief beheer agenda stafvergaderingen en vakgroepraden en rapportering ervan, uitwerken en communiceren informatieplannen voor vakgroeporganisatie, organiseren, interpreteren en rapporteren van feedback, voorstellen voor verbeteracties formuleren, zelfstandig organiseren activiteiten (department talks, teambuilding, sociale events, interne doctoraatsopleiding,…), verantwoordelijke aankoop kantoorbenodigdheden en -uitrusting
  • Organisatie projectrapportering (kalenderplanning, ontwikkelen van processen voor beheer data voor administratieve en financiële luiken, opmaak administratieve en financiële luiken, text editing)
  • Organisatie bijeenkomsten en beheer agenda Scientific Advisory Board
  • Financieel beheer (actief budgetbeheer per ZAP-lid, beheer en ontwikkeling facturatie- processen (crediteuren/debiteuren) en monitoren correcte uitvoering, data-management voor financiële rapportering)
  • Beheer bureauruimte (monitoren beschikbare ruimte, inplannen verschuivingen, beheer en uitbreiding meubilair-portfolio)
  • Op projectbasis organiseren van grotere intra- en inter-universitaire evenementen: workshops, consortium-meetings
  • Aansturen en evalueren updates website departement, m.i.v. redactie van nieuwsfeiten
  • Uitwerken en zelfstandig uitvoeren PR acties voor rekrutering PhDs en industriële contracten

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: je bezit academische deskundigheid op denk- en werkniveau; je hebt een Master diploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
  • Je hebt boekhoudkundige kennis;
  • Je hebt ervaring in het coördineren van projecten;
  • Je bent vaardig met kantoorsoftware (Office365, SharePoint…) en met sociale media;

  • Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
  • Werken met internationale studenten en onderzoekers met verschillende culturele achtergronden boeit je;
  • Je bent proactief, discreet, en sociaal vaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
  • Je bent in staat om een goed inzicht te krijgen in informatie en data en om dit helder samen te vatten en te beoordelen;
  • Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
  • Je bent geen ‘nine to five’ persoon en bent bereid om je mee in te zetten op rekruterings-activiteiten in het weekend. Je bent flexibel en kan je dus aanpassen aan wijzigende omstandigheden;
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;

  • Online op:di 9 januari 2018
  • Locatie: Elsene

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]