Functieomschrijving

Administratief medewerker – faculteit GF

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6.000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Etterbeek en Jette

Functie

Binnen de werking van het secretariaat van de Faculteit Geneeskunde & Farmacie (GF) ben je in eerste instantie verantwoordelijk voor het opmaken van lessenroosters en examenroosters maar kan je ook ingezet worden voor andere taken in het faculteitssecretariaat. Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de administratief secretaris en de onderwijsdeskundige.

Hier is een greep uit jouw takenpakket:

  • Samenstellen en opmaken van lessenroosters en examenroosters: opmaak en onderhoud van de roosters in samenspraak met de lesgevers en assistenten, reservatie lokalen, opvolging e-mails, berichten en telefonische en mondelinge vragen m.b.t. les- en examenroosters;
  • Uitvoeren van en ondersteuning bij diverse taken in de onderwijs- en examenadministratie;
  • Je bent mee verantwoordelijk voor de goede dienstverlening aan de balie en via telefoon;
  • Je neemt actief deel aan de organisatie van de deliberaties en proclamaties

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: administratieve en technische deskundigheid: je hebt een diploma van hoger middelbaar onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent sterk in administratieve verwerking;
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);
  • Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige Ervaring met het opmaken van planningen is een troef.
  • Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail;
  • Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
  • Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je durft voor je eigen mening op te komen met respect voor de anderen;
  • Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
  • Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
  • Je bent een problem solver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;

Aanbod

Kenmerken

  • Personeelsformatie: Werkingsuitkeringen
  • Aard: Contract van bepaalde duur (1 jaar - verlengbaar)
  • Omvang: Voltijds
  • Benaming functie: Administratief medewerker
  • Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde & Farmacie
  • Gradengroep: 3-4-5
  • Wijze van begeven: Werving
  • Aantal te begeven plaatsen: 1

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, heel veel leren en veel dynamiek, binnen een professioneel en ambitieus team.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang.

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder ‘Word onze collega’ – ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 22/04/2018 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke en mondelinge selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op 26/04/2018.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.01.

  • Online op:wo 4 april 2018
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]