Functieomschrijving

Management assistant - faculteit Ingenieurswetenschappen

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6.000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Etterbeek en Jette.

Functie

Binnen de werking van het secretariaat van de Faculteit Ingenieurswetenschappen (IR) ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor studentenadministratie in al haar facetten. Je verzorgt verder op een zelfstandige manier administratieve taken op niveau van het secretariaat en het decanaat.

Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de administratief secretaris van de faculteit.

Dit is een greep uit jouw taken:

  1. Studentenadministratie (inschrijvingen en registraties, administratie deliberaties, studiebekrachtigingsdocumenten, examenroostering,…)
  2. Algemene administratieve ondersteuning van het decanaat:

- Correspondentie (doelmatig telefoonverkeer, e-mail, verslagen en notities, behandeling inkomende post, archivering)

- Organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen

  1. Informatievoorziening aan de balie en de telefoon en instaan voor aantrekkelijke dienstverlening naar studenten, personeel en externen

Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Aard: contract van onbepaalde duur

Omvang: voltijds

Benaming functie: management assistant

Hoofdeenheid : faculteit Ingenieurswetenschappen

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

Aantal te begeven plaatsen: 1

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je bent zeer sterk in administratieve verwerking (enige ervaring binnen onderwijs- en/of personeelsadministratie is een troef)
  • Je voert je taken zeer correct en zorgvuldig uit met oog voor detail, en gaat hierbij zelfstandig te werk.
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels.
  • Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip.
  • Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken.
  • Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer tewerk.
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
  • Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
  • Je bent een problem solver, je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening

Aanbod

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, heel veel leren en veel dynamiek, binnen een professioneel en ambitieus team.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang.

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder ‘Word onze collega’ – ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 28/05/2018 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.01.

  • Online op:di 15 mei 2018
  • Locatie: Elsene

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]