Functieomschrijving

Management assistant - faculteit Geneeskunde & Farmacie

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6.000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Etterbeek en Jette.

Kenmerken

Personeelsformatie: Eigen middelen

Aard: Contract van bepaalde duur voor 1 jaar (hernieuwbaar)

Omvang: Voltijds

Benaming functie: Management assistant

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde & Farmacie

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

Aantal te begeven plaatsen: 1

Functie

U bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de opleidingen Geneeskunde en Master Specialistische Geneeskunde.

Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de administratief secretaris.

Hier is een greep uit jouw takenpakket:

  • permanentie voor het beantwoorden van vragen van stagelopende masterstudenten geneeskunde en arts-specialisten in opleiding
  • opvolging van de administratie van de voorzitter van opleidingsraad Geneeskunde en de opleidingsraad Master in de Specialistische Geneeskunde
  • in overleg met docenten en assistent en in samenspraak met het Faculteitssecretariaat Geneeskunde en Farmacie de uurroosters plannen en communiceren naar de lesgevers in de opleiding Geneeskunde en Master in de Specialistische Geneeskunde
  • verdeling / planning van de examens met administratieve ondersteuning, bijhouden van puntenlijsten en deelaspecten
  • maandelijkse stageverdeling over de verschillende disciplines in samenwerking met het stagesecretaiaat
  • opmaken van profielen voor stagelopende masterstudenten geneeskunde
  • opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs (basisopleiding Geneeskunde en Master in de Specialistische Geneeskunde
  • administratie van de ASO-dossiers

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent sterk in administratieve verwerking en beschikt over bijzondere communicatievaardigheden, mondeling en schriftelijk, en organisatietalent;
  • Je bent flexibel;
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);
  • Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige
  • Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail;
  • Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
  • Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
  • Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
  • Je bent een problem solver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;

Aanbod

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, heel veel leren en veel dynamiek, binnen een professioneel en ambitieus team.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang.

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder ‘Word onze collega’ – ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 30 juni 2018 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke en mondelinge selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op donderdag 12 juli 2018.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.01.

  • Online op:ma 4 juni 2018
  • Locatie: Jette

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]