Functieomschrijving

Management assistant Brussels University Alliance

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

De Brussels University Alliance (BUA) is een alliantie tussen de Vrije Universiteit Brussel en de Université Libre de Bruxelles. Deze alliantie is gericht op het ontwikkelen van synergiën tussen de twee Brusselse universiteiten en om gezamenlijk projecten op te zetten in het kader van onderwijs, onderzoek, infrastructuur en dienstbetoon.

Het administratieve beheer van de BUA wordt uitgevoerd door een operationeel verantwoordelijke. De operationeel verantwoordelijke staat in voor het administratief beheer van de BUA, zorgt voor de coördinatie en follow-up van de beslissingen die door het bureau worden genomen, ondersteunt de actoren van de universiteiten bij de uitvoering van gezamenlijke projecten, beheert de informatie op de webpagina’s over BUA en maakt het jaarverslag over de werking van BUA op.

De operationeel verantwoordelijke wordt bijgestaan door een voltijdse secretariaatsmedewerker.

De secretariaatsmedewerker behoort administratief tot het personeel van de VUB maar maakt volwaardig deel uit van het team van de BUA, met wie hij / zij in overleg samenwerkt.

Een greep uit je takenpakket:

  • Reguliere secretariaatstaken
  • Beheer van de (elektronische) post en telefoon
  • Planning en beheer van de vergaderingen
  • Ondersteuning bij het verloop van de vergaderingen
  • Contacten met de administratieve diensten in de beide universiteiten
  • Regelmatig updaten van communicatiekanalen en social media m.b.t. BUA
  • Boekhoudbeheer, beheer van bestellingen en onkosten
  • Databasebeheer

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je kan je op administratief vlak vlot overweg met de courante officetoepassingen (windows, Office), internettoepassingen en sociale media.
  • Je hebt competenties in grafisch ontwerp, informatica of publicatie;
  • Je hebt kennis van boekhouding. Enige ervaring strekt tot de aanbeveling
  • Je hebt zeer sterke verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Frans. Goede kennis van het Engels in spreken en schrijven is een pluspunt.
  • Je hebt voldoende kennis en affiniteit met het hoger -of universitair onderwijslandschap.
  • Je bent een geboren organisator en multitasker, werkt proactief, met probleemoplossend denken, besluitvaardig en doordacht handelend;
  • Je hanteert orde en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken en je kan prioriteiten identificeren
  • Je bent stressbestendig en hebt een flexibele ingesteldheid;
  • Je hebt een pragmatische ingesteldheid waarin je actief mee zoekt naar oplossingen en voorstellen doet tot optimalisering van de werking;
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken;
  • Je bent voldoende zelfstandig om zelf taken te organiseren en op te volgen
  • Binnen je werk weet je snelheid met nauwkeurigheid te combineren, ook wanneer het eens wat drukker is;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van de werkzaamheden en je toont je engagement om dit mee te realiseren;
  • Je kan omgaan met vertrouwelijke informatie en legt voldoende discretie aan de dag

Aanbod

Kenmerken:

  • Personeelsformatie: Patrimonium
  • Aard: Onbepaalde duur
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: Management assistant
  • Hoofdeenheid: Rectoraat
  • Gradengroep: 4-5-6
  • Wijze van begeven: Werving
  • Aantal te begeven plaatsen: 1

Aanbod:

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie, in een professioneel en ambitieus team waar men op een informele manier met elkaar omgaat en waar je inzet gewaardeerd wordt.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de http://www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan vóór 23/09/2018 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op maandag 01/10/2018 in de voormiddag.

Het finaal gesprek is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op maandag 08/10/2018 in de voormiddag.

Voor meer informatie over de selectieprocedure, contacteer Rica Ciriaco op 02/629.15.85.

Voor meer informatie over de functie-inhoud, contacteer Jeroen De Samblancx op 02/629.22.59.

  • Online op:vr 24 augustus 2018
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel RICANAY CIRIACO
op het nummer: 02.629.15.85
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]