Functieomschrijving

Administratief medewerker – Onderwijs- en Studentenadministratie

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

Voor deze functie kom je terecht in de Onderwijs- en Studentenadministratie (OWSA). In deze centrale dienst op de campus Etterbeek zijn er verschillende teams ondergebracht:

  • Admissions&Inschrijvingen,
  • Student financials en documenten,
  • Onderwijsadministratie,
  • Cursusdienstliaison met de Standaard StudentShop
  • Centraal roosterteam en functioneel beheer Scientia Publish

Je neemt een aantal (vooral administratieve) taken van je collega’s over zodat zij zich verder inhoudelijk kunnen specialiseren in hun eigen takenpakket. Je wordt een belangrijke pion vooral achter de schermen waar iedereen van de VUB (in)direct voordeel uit haalt door een betere werking van het departement. Je ‘smeert’ met je kennis, ervaring en enthousiasme een aantal interne processen zodat deze ‘raderen’ beter op elkaar afgestemd raken en beter functioneren.

Takenpakket:

  • Je neemt de administratieve opvolging van de jobstudenten binnen onze dienst op je: je plant de rekrutering, zorgt voor een correcte en tijdige opvolging van het papierwerk (contracten, student@work documenten) en je maakt een ideale planning in overleg met zowel jobstudenten als vaste medewerkers die deze jobstudenten dan qua werkinhoud aansturen. Vooral tijdens de inschrijvingsperiode van juli tot en met oktober ben je de centrale spil voor de correcte administratieve opvolging van al onze jobstudenten (op piekmomenten een 30tal).
  • Op specifieke periodes in het jaar ben je de back-up van je 2 halftijdse collega’s van het team van de cursusdienst en bent zo samen met hen de liaison tussen de VUB en de Standaardboekhandel die de VUB cursusdienst uitbaat.
  • Je roostert je collega’s (zowel vast als jobstudent) in de balie- en telefoonpermanentie van de OWSA zodat deze altijd optimaal bemand is. Je collega’s zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van de vragen.
  • Je zorgt dat kantoormaterialen, printpapier, drank, koffie, … steeds voorradig zijn. Ook hou je de dagelijkse postbedeling/versturing in de gaten om geen tijd te verliezen.
  • Afhankelijk van de nood en je andere prioriteiten kan je zeer sporadisch ingezet worden bij enkele basistaken binnen de verschillende processen van de onderwijs- en studentenadministratie in het Studenteninformatiesysteem

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: administratieve en technische deskundigheid: je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
  • Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
  • Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
  • Je bent proactief, discreet, en sociaalvaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
  • Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
  • Je hebt organisatorisch talent en werkt graag achter de schermen mee binnen onze administratie;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;

Aanbod

Kenmerken

  • Personeelsformatie: Patrimonium
  • Contract: contract van onbepaalde duur
  • Hoofdeenheid: Onderwijs- en Studentenadministratie
  • Omvang: Voltijds
  • Functie: Administratief medewerker
  • Gradengroep: 3-4
  • Wijze van begeven: Werving

Aanbod

Een uitdagende functie aan de Vrije Universiteit Brussel, in een sterk en ambitieus team, met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap. Relevante ervaring bij andere werkgevers uit zowel publieke als private sector worden meegenomen voor het berekenen van jouw loon.

Daarnaast ontvang je volgende voordelen:

  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • een uitzonderlijke verlofregeling
  • kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 04/11/2018 uw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op donderdag 08/11/2018. Het finaal gesprek is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op dinsdag 13/11/2018 in de namiddag.

Voor meer informatie kan je contact opnemen met het HR-team op 02/629.20.01.

  • Online op:di 9 oktober 2018
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel NATASJA AMYS
op het nummer: 02.629.20.01
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]