Functieomschrijving

Administratief Medewerker Admissions – Onderwijs- en Studentenadministratie

Bedrijfsdetails

De Vrije Universiteit Brussel is al ruim 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt meer dan 15000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Brussels Health Campus en Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

Functie

In de afdeling Onderwijs- en Studentenadministratie (OWSA) beheert de Dienst Studenten Administratie de volledige administratieve loopbaan van studenten: vanaf hun toelatingsaanvraag om te komen studeren tot ze de universiteit verlaten met hun diploma.

Door de groei van het aantal aanvragen en studenten zijn we op zoek naar een nieuwe collega om het team van Aanmeldingen en Inschrijvingen uit te breiden.

De administratief medewerker Inschrijvingen staat mee in voor de organisatie en uitvoering van het inschrijvingsproces op zowel administratief als logistiek vlak in al zijn facetten en treedt na een inwerkperiode op als expert in dit domein.

Dit zijn een aantal van je belangrijkste taken:

  • Samen met de rest van het team sta je in voor het opvolgen en verwerken van aanvragen van buitenlandse kandidaat-studenten (aanvragen controleren, fraudeonderzoek van documenten, correcte communicaties tussen de kandidaat-student en de VUB en zijn verschillende diensten voeren,….).
  • Tijdens de inschrijvingsperiode ben je een van de steunpilaren bij het correct inschrijven en uitschrijven van (inter)nationale studenten, gaststudenten en beurspromovendi. je zorgt voor een goede begeleiding van de jobstudenten en daarnaast pak je moeilijkere dossiers zelf op en zorgt voor een correcte inschrijving.
  • Je hebt in deze functie veelvuldig contacten met (kandidaat-)studenten via mail en telefoon. Daarnaast heb je ook regelmatig contact met de verschillende faculteiten en diensten van de VUB en sporadisch ook met docenten.
  • Je werkt mee aan de jaarlijkse opmaak/updating van de draaiboeken (inschrijvingen, jobstudenten, herinschrijvingen) en werkprocessen.
  • Je zorgt mee voor het verzamelen en controleren van alle gegevens in onze administratieve systemen om o.a. de datakwaliteit te garanderen.
  • Samen met de rest van het team sta je in voor de analyse, bewaking en evaluatie van het volledige inschrijvingsproces. Je doet constructieve voorstellen tot verbetering in samenspraak met je aansturende medewerker.
  • Op vraag van het afdelingshoofd en in overleg met het team kan je expertise en input ook gevraagd worden voor adhoc projecten binnen OWSA en/of vertegenwoordig je de dienst in overlegmomenten binnen en buiten de VUB.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt een zeer goede kennis van de Microsoft Office365 toepassingen; je kan Outlook en Word op een krachtige wijze gebruiken (mail-merge, stijlen, formulieren,…). Je kan werken met MS Excel (pivot tables, grafieken, …) en je begrijpt hoe een databank werkt;
  • Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels; extra talenkennis is een pluspunt;
  • Ervaring in het buitenland is een troef;
  • Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Je werkt zorgvuldig, logisch, gestructureerd en met oog voor detail;
  • Je bent communicatief ingesteld en je werkt graag in team;
  • Je bent empathisch en draagt klantgerichtheid hoog in het vaandel; bovendien ben je assertief en praktisch ingesteld;
  • Je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen en je doet voorstellen tot optimalisering van de werking;
  • Je past je gemakkelijk aan wijzigende omstandigheden aan;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald om het succes van de studentenadministratie mee uit te bouwen.

Aanbod

Kenmerken:

  • Personeelsformatie: Patrimonium
  • Aard: contract van bepaalde duur – 1 jaar
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: Administratief Medewerker
  • Hoofdeenheid: Departement Onderwijs- en studentenbeleid (OS)
  • Gradengroep: 4-5
  • Wijze van begeven: Werving
  • Aantal te begeven plaatsen: 1

Aanbod:

Een boeiende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie, in een professioneel en ambitieus team waar men op een informele manier met elkaar omgaat en waar je inzet gewaardeerd wordt.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • Een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
  • Maximale tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • Een uitzonderlijke verlofregeling en mogelijkheden tot thuiswerk
  • Opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • Kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.


Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder de rubriek ‘Word onze collega’– Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.


Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 25/11/2018 uw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De schriftelijke selectieproef is, onder voorbehoud van wijzigingen, op 04/12/2018. Het finaal gesprek is, onder voorbehoud van wijzigingen, gepland op 10/12/2018.

Voor meer informatie neem je contact op met Lien Creuwels via 02/629.20.05.

  • Online op:ma 29 oktober 2018
  • Locatie: Brussel

VUB

Pleinlaan 2
1050 Brussel
België

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel SIBYLLE KEYMEULEN
op het nummer: 02 629 2003
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]